Nyansettelser kan være en risikosport i utgangspunktet, og et feilsteg kan koste organisasjonen din dyrt. Så hvordan gjennomføre gode rekrutteringsprosesser uten å møte kandidatene, er det mulig?  Går det an å få et helhetsinntrykk av kandidater uten fysiske intervjuer?  Så absolutt, hvis du har den riktige kompetansen og de rette verktøyene.

Rekruttering er et omfattende fagområde, og vi har i denne artikkelen plukket ut 10 konkrete tips som kan være til hjelp for deg som skal rekruttere i disse krevende tider:

1.  Lag en god stillingsanalyse

Bruk tilstrekkelig tid, og lag stillingsanalysen med realistiske øyne. Vær ærlig, både i forhold til innhold, lønnsbetingelser, kompetansekrav og rammebetingelsene. Vesir benytter personasmetodikken når vi visualiserer en fiktiv spesifikasjon av drømmekandidaten. Forestill deg gjerne deg din drømmekandidat og beskriv denne.

2. Markedsfør stillingen på riktig sted

Finn ut hvor din drømmekandidat befinner seg. Ofte er ikke den du ønsker deg aktiv jobbsøker eller leser av papiraviser. Det er din oppgave å kommunisere stillingen på rette arenaer og på en slik måte slik at du tiltrekker deg de riktige kandidatene.

3. Velg digital plattform

Heldigvis lever vi en tid med mange teknologiske plattformer og verktøy, og det finnes mange måter å kommunisere og samhandle på uten å være fysisk tilstede. Skype, Zoom, Teams og Facetime er bare noen av de verktøyene som gjør det mulig å ha en tilnærmet lik ansikt til ansikt samtale over nettet. Det er viktig at du tester ut og kjenner verktøyet godt, og sender ut god informasjon til kandidatene i forkant. Alt fra tips til hvordan å sette opp løsningen du har valgt, til tips om hva søkeren kan gjøre for at intervjuet skal bli best mulig.

4. Ivareta kandidatene

Finn ut hvordan du best kan ta imot søknadene. Både for å sikre kravene til sensitiv informasjon, men også for å kunne svare og holde dialogen med kandidatene. Du vil jo ikke miste søkere underveis fordi mailen havnet i spam-boksen eller fordi du ikke har satt av tid til å respondere.  Les mer om kandidathandtering

5. Førstegangs intervju på video

Innkall kandidater med kompetanse som svarer på stillingskravene til et kort, max 15 minutter, innledende intervju. Still noen få, korte og konsise spørsmål som er relevant for stillingen relatert til motivasjon og egenpresentasjon. Målet er å få et inntrykk av kandidatene før man går inn den mer omfattende prosessen. I Vesir benytter vi oss ofte av innspilte videointervjuer med strukturerte spørsmål som sendes til utvalgte søkere til stillingen. Søkerne spiller inn svarene på video og sender tilbake til oss. Dette er spesielt effektivt i en prosess med mange kvalifiserte søkere.

6. Bruk tester og sjekk referanser

Evne, personlighets -og kompetansetester bør gjennomføres i forkant av dybdeintervjuet, det samme gjelder innhenting av relevante referanser. Hensikten med testene og referansene er å styrke validiteten i kandidatseleksjonene gjennom å innhente så mye informasjon fra ulike kilder som mulig. Det finnes utallige testverktøy, men de beste er DNV-GL sertifiserte og krever sertifisering for å analysere. Du bør få en god rapport som måler kandidaten opp mot stillingsanalysen, og som også fungerer som et godt samtaleverktøy for en nærmere dialog med kandidaten. Dersom ikke intervjuer og testanalyserer er samme person, skal kandidaten få tilbakelesing fra testene i et eget møte før rapport blir oversendt og 2. gangs intervju gjennomført.

Vesir er sertifiserte brukere av flere DNV-GL godkjente og web-baserte testverktøy, og gjør alltid en analyse av hvilke tester og rapporter som passer til akkurat din stilling. Dette kan være alt fra språktester, test av lederegenskaper og motivasjon. Men ikke minst personlighetstester basert på «big-5» ser vi har fått økt popularitet.

Å innhente referanser bør gjøres svært selektivt, finn ut hva du trenger å vite og spør om kun dette. Vær også bevisst på å innhente relevante referanser relatert til jobb – å få referanser fra treningskompiser eller svigers er uinteressant. Vesir bruker digital referanseinnhenting, både for å sikre kvalitet og ivareta kravene i GDPR-forordningen.  Les mer om referanseinnhenting og GDPR

7. Presentasjon av virksomheten

Utform en presentasjon av virksomheten, lag video og ta bilder, både av lokaler, team og medarbeidere. Send denne til kandidaten sammen med andre relevante opplysninger i god tid før 2. gangs intervjuet.

8. Gjennomfør et dybdeintervju

Dette intervjuet skal handle om kandidaten. Kjør 2. gangs intervju på max 1 time, helst på 30 minutter til 45 minutter. Kjør det som 1 til 1, med strukturerte spørsmål. Ikke spør om ting du har fått svar på før, ha fokus på kandidatens forventninger, bruk testrapporter og gjør et dypdykk i kandidatens personlighet. Målet er å få bekreftet/avkreftet og supplert det inntrykket man har fått så langt.  Husk å sette av litt tid helt til slutt slik at kandidaten kan stille sine spørsmål. Er det flere som bør/skal være med på vurderingen, be om å få ta opp intervjuet slik at de andre kan se det i opptak. Det er svært utfordrende for kandidaten å forholde seg til flere under et slikt intervju, og intervjuere tar lett for stor plass i et videointervju kontra et tradisjonelt intervju.

I invitasjon til dybdeintervju gir vi alltid informasjon om videre prosess og praktiske forhold, informasjon som ofte avslutter et tradisjonelt intervju. Denne informasjonen gjentar vi i en oppfølgingsmail i etterkant av intervjuet.

9. Sørg for at alle får svar

For deg som rekrutterer er det lett å anse jobben som avsluttet i det den du ønsker i jobben takker ja. Det er den ikke. Det er viktig å gi tilbakemelding til alle som har vært i prosess. Ideelt gjøres dette fortløpende, så raskt du vet at kandidaten er uaktuell gir du tilbakemelding. Det er ingen grunn til å la kandidatene bruke energi på en prosess der de ikke er aktuelle.

I Vesir har vi som policy at alle som har vært i prosess blir kontaktet pr telefon og gitt tilbakemelding. Da får også kandidaten mulighet til å stille sine spørsmål.

10. E-signering

Selve signeringen av kontrakten kan løses veldig enkelt. Send over kontrakt så raskt som mulig etter at beslutningen er gjort og sett opp med elektronisk signering. I Vesir har vi elektronisk signering av kontrakter i rekrutteringssystemet vårt, tilsvarende har mange andre HR-systemer.

 

Vil det gå tid før kandidaten skal starte i ny jobb, husk å holde dialogen på en god måte fram til oppstart.  Les mer om Onboarding

 

For å lykkes med digital rekruttering er det viktig å tenke på:
  • Presentere og informere om alt det selvsagte i forkant eller etterkant av videointervjuene, ikke i selve intervjuet
  • Velg de riktige verktøyene tilpasset stilling, prosess og situasjon
  • Samle tilstrekkelig informasjon fra ulike kilder til å fatte en god og kvalifisert beslutning.

Synes du dette hørtes krevende ut? La oss gjøre jobben for deg! Vi kan ivareta prosessen fra start til slutt, eller til deler av prosessen som søk, testing, referanser og/eller sluttvurderinger. Vesir har alle de digitale verktøyene som trengs, kombinert med kompetanse som gjør en digital rekruttering like kvalifisert som en ordinær.

Ut oktober kjører vi intropris på digital rekrutteringspakke for kr. 39 900,- eks mva for full prosess.   Fyll inn din kontaktinfo så sender vi deg et detaljert tilbud. Ja takk, send meg kampanjetilbud på digital rekruttering

Dersom du er ute etter å eliminere risiko, og samtidig spare tid og penger, er Vesir en trygg partner i jakten på din neste medarbeider.