De fleste som har vært i en jobbsøkerprosess har vært nødt til å oppgi referanser. Men referanseinnhenting og håndtering av hva referansene har sagt har vært ulikt praktisert.

Rett til innsyn

28. mai 2018 trådte nye personvernregler i kraft – GDPR (General Data Protection Regulations). De nye reglene legger sterke føringer på hvordan en rekrutteringsprosess kan gjennomføres, og hvordan opplysningene om kandidatene skal håndteres. Kort fortalt betyr de nye reglene at du eier dine egne data, og kan kreve å få utlevert alt et selskap eller en organisasjon samler av informasjon om deg. Dette inkluderer også hva referansene dine forteller. Tradisjonelt har referanser og referanseinnhenting vært en konfidensiell del av rekrutteringsprosessen, og det har ikke vært vanlig å dele med kandidatene hva referansene har sagt. Det er det etter 28. mai 2018 slutt på. Alle kandidater har nå rett til å få vite alle opplysninger om seg selv gitt av referanser.

 

Hva betyr dette for deg som rekrutterer?

For deg som rekrutterer stiller det nye og særskilte krav. Du må blant annet lage rapporter som oppsummerer hver referansesamtale, rapporter som kan deles med kandidaten om de ønsker det. Du kan heller ikke love referansen konfidensialitet. Tvert imot må du sikre deg at referansen forstår at alle opplysningene kan bli delt med kandidaten.

Og som referanse, hvor trygg er du på at svarene dine blir riktig tolket? At alt du forteller blir med i rapporten – ikke bare det intervjueren syntes var relevant – før det blir overlevert til kandidaten?

Kvalitet, sikkerhet og digitalisering

I Vesir tar vi dette på alvor. Våre kunder skal alltid være trygge på at vi håndterer rekrutteringsoppdragene i henhold til gjeldende lovverk.

I praksis vil det si at vi har fulldigitalisert referanseprosessen:

  • Kandidatene legger selv inn referansepersonene i vår portal
  • Referansene som godtar å være referanse blir informert, og må akseptere, at opplysningene de gir kan tilfalle kandidaten
  • Det som blir lagt inn av referansen kan ikke endres av oss, men referansen kan endre ting underveis
  • Både referansen og kandidaten kan få utskrift av en automatisk generert rapport ved forespørsel
  • I tillegg kan referansen svare på spørsmålene når det passer for dem, hvor som helst og når som helst – også via mobiltelefon

Vår erfaring er at både kandidater og referanser er fornøyde med denne løsningen. Terskelen for å være referanse i en travel hverdag er betydelig lavere enn ved å måtte sette av tid til et telefonintervju.  I tillegg øker det kvaliteten på referanseinnhentingen og ivaretar de nye reglene om personvern.

Ønsker du mer informasjon om vår løsning, ta kontakt med Bjørg Alvestad, DNV GL sertifisert rekrutterer/headhunter.

 

Vesir AS har en velprøvd og strukturert rekrutteringsmetodikk der omfattende intervjuer, bruk av tester, samt grundig referanseinnhenting inngår som sentrale elementer i rekrutteringsprosessen. Slik identifiserer vi den eller de kandidatene som har høyest potensial for å lykkes i stillingen, og reduserer risikoen for feilansettelser. Alle våre verktøy er DNV GL sertifiserte og tilfredsstiller kravene i GDPR. Vi kan ta ansvar for hele rekrutteringsprosessen eller vi kan utføre deler av den for deg.

Bjørg Alvestad

Spisskompetanse:
Leder og spesialistrekruttering
Tjeneste og produktutvikling
Markedsanalyser og strategi